Huolto- ja tapahtumahistoria

Tapahtumat-sivulla kirjataan talolle tehdyt huollot, korjaukset ja muut työt. Historia näytetään uusimmasta vanhimpaan.

Tapahtuman kirjaaminen

1. Avaa Tapahtumat.
2. Anna päivämäärä, valitse tyyppi ja kirjoita otsikko. Nämä tiedot ovat pakollisia.
3. Liitä tapahtuma halutessasi Tapahtuman tila -valinnalla ensisijaiseen tilaan sekä laitteeseen ja ulkopuoliseen tekijään.
4. Anna tarvittaessa kustannus ja kuvaus.
5. Valitse Kirjaa tapahtuma.

Valittavissa olevat tapahtumatyypit ovat:

• Huolto
• Korjaus
• Remontti
• Tarkastus
• Asennus
• Vaihto
• Puhdistus
• Muu tapahtuma

Talon tapahtumatyyppejä voi nimetä uudelleen, lisätä ja poistaa avaamalla Asetukset → Tapahtumatyypit. Muutokset koskevat valittua taloa. Poistettu tyyppi ei ole enää valittavissa uusiin kirjauksiin, mutta sen nimi näkyy vanhoissa tapahtumissa. Tyypin voi palauttaa samoissa asetuksissa.

Jos sinulla on pääsy useaan taloon, voit kopioida valitun talon tapahtumatyypit toiseen taloon samassa näkymässä. Kopiointi korvaa kohdetalon nykyiset tyyppiasetukset. Kohdetalon vanhoissa tapahtumissa käytettyjen omien tyyppien nimet säilyvät, vaikka ne eivät enää näy uusien tapahtumien valikossa.

Jos tapahtuma koskee koko taloa, jätä Tapahtuman tila kohtaan Koko talo / ei tilaa. Jos työn teki itse tai tekijää ei tarvitse tallentaa, jätä Tekijä kohtaan Ei ulkopuolista tekijää.

Kustannuksen kohdistaminen

Kun annat tapahtumalle kustannuksen, lomakkeelle avautuu Kustannuksen kohdistus. Valitse, mihin kustannus lasketaan tilakohtaisissa koonneissa ja raportissa:

• Tapahtuman tilalle – koko kustannus kohdistetaan Tapahtuman tila -kentässä valittuun tilaan. Vaihtoehto on käytettävissä vain, kun tapahtumalle on valittu tila.
• Koko talolle ilman tilakohtaista jakoa – kustannusta ei kohdisteta millekään tilalle. Tapahtumalle valittu tila säilyy silti tapahtuman tiedoissa.
• Usealle tilalle – kustannus jaetaan valituille tiloille valitulla jakotavalla.

Kun lisäät kustannuksen, sovellus valitsee oletukseksi Tapahtuman tilalle, jos tapahtumalle on valittu tila. Muussa tapauksessa oletus on Koko talolle ilman tilakohtaista jakoa.

Jakaminen usealle tilalle

Kun yksi tapahtuma ja sen kustannus koskevat useaa tilaa:

1. Anna tapahtuman koko kustannus Kustannus (€) -kenttään.
2. Valitse Kustannuksen kohdistus -kohdasta Usealle tilalle ja valitse jakotapa.
3. Valitse vähintään kaksi tilaa. Lomake näyttää jokaisen valitun tilan prosenttiosuuden ja euromääräisen osuuden. Pinta-alan suhteessa jaettaessa esikatselussa näkyy myös tilan pinta-ala.
4. Kirjaa tapahtuma tai tallenna muutokset.

Jakotavat ovat:

• Tasan tilojen kesken – jokainen valittu tila saa yhtä suuren osuuden.
• Pinta-alan suhteessa – osuus perustuu tilojen pinta-aloihin. Jokaisella valitulla tilalla pitää olla pinta-ala tallennettuna.
• Käyttäjän osuuksilla – anna jokaiselle valitulle tilalle positiivinen prosenttiosuus. Osuuksien summan pitää olla 100 %.

Tapahtuman ensisijainen tila säilyy monen tilan kustannusjaosta riippumatta. Jaettaviin tiloihin voi kuulua ensisijainen tila tai muita tiloja. Alkuperäinen kokonaiskustannus tallennetaan vain kerran.

Tapahtumahistoriassa näkyvät kokonaiskustannus sekä jako tiloittain. Kukin tilan koontinäkymä näyttää tapahtuman ja kyseisen tilan oman kustannusosuuden. Tallennettua jakotapaa, tiloja ja osuuksia voi myöhemmin muuttaa tapahtuman Muokkaa-toiminnolla.

Kirjatut kustannukset kootaan myös Kustannukset ja raportit -sivulle.

Tapahtumien ja kustannusten tuonti

Valitse Tapahtumat-sivulta Tuo tapahtumia Excelistä tai CSV:stä. Tuonti hyväksyy enintään 2 Mt:n .xlsx- tai .csv-tiedoston. Valitse tarvittaessa oikea välilehti ja otsikkorivi sekä yhdistä tiedoston sarakkeet päivämäärään, otsikkoon, kustannukseen, kategoriaan ja muihin tietoihin. Päivämäärä ja otsikko ovat pakollisia. Excelin numeromuotoiset päivämäärät sekä muodot pp.kk.vvvv ja vvvv-kk-pp tunnistetaan.

Valitse Esikatsele rivit. Jos tiedostossa on Kulut-välilehti, se valitaan automaattisesti. Sen Laji, Selite, Yritys, Summa ja pvm -sarakkeet tunnistetaan. Yritys säilytetään tapahtuman lisätiedossa ostopaikkana tai yrityksenä; sitä ei automaattisesti lisätä Huoltajat-rekisteriin. Pelkän summan sisältävä yhteenvetorivi ohitetaan. Mahdolliset samansisältöiset kulurivit näytetään tarkistusmerkinnällä, mutta niitä ei poisteta automaattisesti.

Voit jättää rivejä pois, korjata päivämäärän, otsikon, summan tai lisätiedon sekä valita tyypin, tilan ja laitteen jokaiselle riville. Tuonti tallentaa kaikki valitut rivit yhtenä eränä. Jos jokin rivi ei kelpaa, mitään riveistä ei tallenneta.

Tuodut tapahtumat näkyvät normaalissa tapahtumahistoriassa ja kustannusraporteissa. Tuontisivulla niitä voi rajata erän, kategorian, päivämäärän, kohdistuksen tai tekstin perusteella. Valitse useita rivejä ja käytä Kohdista valitut -toimintoa liittääksesi ne samaan tilaan tai laitteeseen. Yksittäisen tapahtuman kustannuksen jaon usealle tilalle voi tehdä myöhemmin tapahtuman Muokkaa-toiminnolla.

Valmiiksi valittu laite tai tekijä

Kun avaat tapahtumalomakkeen laitteen Kirjaa tapahtuma -linkistä, kyseinen laite on valittu valmiiksi. Sama koskee huoltajan Kirjaa tapahtuma -linkkiä.

Historian hallinta

Tapahtuman yhteydessä näytetään päivämäärä, tyyppi, otsikko ja sille tallennetut lisätiedot. Valitse Muokkaa, jos haluat päivittää tapahtumaa. Valitse Poista, jos haluat poistaa sen; sovellus pyytää poistolle vahvistuksen.

Tilaan liitetty tapahtuma näkyy tilan koontinäkymässä. Laitteeseen liitetty tapahtuma näkyy laitteen luettelossa ja koontinäkymässä.

WARNING

Tapahtuman poistaminen poistaa myös sen tilakohtaiset kustannusosuudet. Tapahtumaan liitetyt dokumentit, PTS-kohteet ja huoltomuistutukset säilyvät, mutta niiden yhteys poistettuun tapahtumaan poistuu.